Spaßbremsen der Digitalisierung im Mittelstand - und wie man sie löst

Das Thema Digitalisierung ist in in vielen mittelständischen Unternehmen noch ausbaufähig. Größere Firmen (mit größeren Budgets) haben schon länger mit spitzem Bleistift gerechnet, und eigene IT Abteilungen und (große) Software eingekauft. Aber viele KMUs wurschteln sich noch mit gewachsener IT Infrastruktur alter Machart (ein .exe Programm auf dem lokalen Firmen PC) durch, und das Potenzial von kombinierten web-basierten Lösungen, die Online-Kommunikation und Kernbusiness-Anwendungen verbindet, das erheblichen Grund zur (Vor)Freude bietet, bleibt ungenutzt.

Die Grafik aus DIE ZEIT bringt es mit einem Schmunzeln auf den Punkt. Mit "Digitalisierung" verbinden die meisten erstmal nur die "Website". Das ist nicht verkehrt, aber nur die Spitze des Eisbergs.

Digitalisierung bedeutet so viel mehr:

• Efiizienz und Effektivitätssteigerung: Mit weniger Personal mehr Prozesse schneller abarbeiten
• Prozessoptimierung: Gewinnbringende Synergien herstellen zwischen bislang unverbundenen Prozessen
• Kollaboration: In der Business "Szene" verbunden zu sein mit den anderen relevanten "Playern"
• State-of-the-Art Technologie einsetzen um neue junge Mitarbeiter zu akquirieren und motivieren

Die Erfahrung nach Web-/IT-Projekten der letzten Jahre war immer wieder die Kunden Aussage: "Wie haben wir das früher bloß gemacht" und ein explosionsartiger Anstieg von Produktivität durch frei gewordene Kapazitäten und gelöste Blockaden durch die Ablösung von "alter" Technik und vor allem Arbeitsabläufen. 

Die Nutzung neuer web-basierter digitaler Lösungen und damit einhergehend der Erneuerung von Arbeitsprozessen bietet reale "Business Opportunities".

Gleichzeitig steigt der Druck: "Digitalisieren statt verlieren" titelt das IHK Magazin Wirtschaftsspiegel in der Ausgabe 5-6 | 2021.

Was sind Gründe dafür, dass dieses Thema nicht systemantisch und ernsthaft angegangen wird? 

1. Mangelnder Überblick: Es ist unklar, was alles im Unternehmen eingesetzt wird, und wie das Zusammenspiel verbessert werden könnte
2. Überforderte Mitarbeiter: Ältere bzw. nicht digital-affine Mitarbeiter, die sich mit Mühen in die Bestandssoftware eingearbeitet haben, fühlen sich überfordert
3. Veraltete Software: Bestimmte Programme sind seit langer Zeit im Einsatz, sind gewohnt und liefern oder bearbeiten wichtige Daten in essentiellen Arbeitsabläufen, die nicht sofort ersetzbar sind
4. Keine Zeit: Die aktuelle Arbeitsbelastung läßt keinen Spielraum für den zunächst erforderlichen Zusatzaufwand
5. Kein Geld: Es ist wenig/kein Budget für die Implementation/Anschaffung neuer Lösungen und evtl. nötiger Schulungen
6. Vorteile unklar: Was die Digitalisierung mittel und langfristig an Potenzial ermöglicht und welche Kapazitäten sie freisetzt kann nicht beziffert werden

Damit ist auch klar: Digitalisierung ist erstmal ein Risiko. Wie kann man es verrringern? Wie kommt etwas Klarheit und Überblick und - nicht zuletzt - Spaß in den Dschungel der möglichen Lösungen für das konkrete Business? 

Lösungsansätze, die Sie sofort selber umsetzen können, sind folgende Themen & Fragen:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick:
   • Erstellen Sie eine Liste: Welche Software wird wofür eingesetzt?
   • Welche Personengruppen (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Mitglieder, ...) sind für das Kernbusiness relevant?
   • Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit welcher Software? 
   • Wo gibt es Anknüpfungspunkte zwischen der Information auf der Website und ihrer internen IT?
2. Sprechen Sie mit Ihren MitarbeiterInnen:
   • Welche Software wird genutzt?
   • Welche Information wird mehr als einmal gespeichert (Termine in Kalender, Dateien, Kundendaten, ...)?
   • Gibt es repetetive Aufgaben, die evtl. vermieden werden könnten?
   • Werden "Tricks" genutzt, um etwas, was die Software nicht leistet, doch noch irgendwie umzusetzen?
   • Gibt es Medienbrüche, d.h. werden digitale Daten (z.B. aus einer Mail) ausgedruckt oder "manuell" abgeschrieben, um diese an anderer Stelle wieder einzutippen?
   • Was wird noch (unnötigerweise) ausgedruckt?

Damit gewinnen Sie evtl. erste Ansatzpunkte für die weitere Optimierung und die eigene Recherche nach möglichen (Software) Lösungen.